Privacybeleid

Bij Flex-in nemen wij jouw privacy uiterst serieus. Ten behoeve van deze dienstverlening verwerken wij jouw persoonsgegevens. Wij hechten veel belang aan jouw privacy en we gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met jouw persoonsgegevens om. In dit privacy statement willen wij je hierover nader informeren. Je kunt in onderstaande tekst lezen hoe jouw persoonsgegevens verwerkt worden en wat voor maatregelen wij nemen om jouw privacy te waarborgen. Je kunt ook meer lezen over ons cookiebeleid.

Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Wij respecteren de privacy van eenieder die haar persoonsgegevens verstrekt en van alle gebruikers van onze websites. Wij dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die jij ons verschaft, wordt behandeld volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Je werkt bij ons of je wilt voor ons werken. Dat betekent dat je een aantal persoonsgegevens aan ons moet overleggen. Wij zullen deze gegevens gebruiken in overeenstemming met ons privacy statement. Hetzelfde geldt als je persoonsgegevens op de website achterlaat. In dit privacy statement kun je lezen wat er met je persoonsgegevens gebeurt.

Flex-in (ook wel genoemd: Flex-in Uitzendgroep, Flex-in Logistics) vertegenwoordigt zich online via het website-adres: www.flex-in.nl en zijn onze handelsnamen voor onze verschillende uitzendbedrijven bestaande uit Flex-in Logistics BV, Flex-in Uitzendgroep BV.

Flex-in is de verantwoordelijke in de – met ingang van 25 mei 2018 – Algemene Verordening Gegevensbescherming. De contactgegevens van ons hoofdkantoor zijn als volgt:

Flex-in
Ericssonstraat 2, unit 201063,
5121ML Rijen
+31 (0)76-5968904
admin@flex-in.nl

Wij verzamelen jouw gegevens vanaf het moment dat je bij ons solliciteert of je onze websites bezoekt. Dit geldt ook als je op vacaturebanken of social media in contact treedt met ons.

• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Om de overeenkomst en/of gebruikersvoorwaarden die we met je zijn overeengekomen goed uit te kunnen voeren;
• Op grond van een gerechtvaardigd belang die in overeenstemming is met of voortvloeit uit de aangegeven doelen (waarom verwerken we persoonsgegevens), dit doen we op grond van een zorgvuldige beoordeling en belangenafweging;
• In beperkte gevallen: met jouw toestemming, daar waar dit mogelijk is en je deze toestemming in vrijheid kan geven.

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens om te beoordelen of je geschikt bent voor een functie binnen Flex-in, om een arbeidscontract met je te kunnen afsluiten en deze te kunnen uitvoeren (waaronder het uitbetalen van loon), voor persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid en personeelsmanagement.

Wij gebruiken de persoonsgegevens voor onder meer de volgende doeleinden:

1. Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen.
2. Om jouw identiteit aan de hand van jouw identiteitsbewijs te controleren en deze voor controles ook vast te leggen.
3. Om met jou een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren.
4. Om jouw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen en beschikbaarheid vast te leggen.
5. Ten behoeve van opleidingen of opleidingsmogelijkheden, carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werk gerelateerde) diensten aan te bieden.
   Om te beoordelen of je voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt.
6. Om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
7. Om over te kunnen gaan tot loondoorbetaling tijdens arbeidsongeschiktheid. Deze loondoorbetaling kan geschieden door Flex-in maar ook door een door Flex-in ingeschakelde derde partij.
8. Om jouw persoonlijke ontwikkeling te bevorderen en te stimuleren, je deel te (kunnen) laten nemen aan (online) testen en testresultaten te kunnen genereren.
9. Om jou te informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie (bijvoorbeeld via e-mail, nieuwsbrieven, bedrijfsmagazines en vakliteratuur).
10. Voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van de bedrijfsveiligheid.
11. Om jou toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten tools zoals webportals, Carerix, UBPlus en HelloFlex.

Gelet op artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zijn er de volgende rechtvaardigingsgronden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:

• De verwerkingen zijn noodzakelijk voor de uitvoering van of vloeien voort uit de arbeidsovereenkomst;
• De verwerkingen zijn noodzakelijk voor Flex-in om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen;
• Door te solliciteren bij Flex-in maak je kenbaar beschikbaar te zijn voor het verrichten van werkzaamheden. Daarmee geef je ook toestemming bepaalde gegevens te verwerken in dat kader.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het aangaan en uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

• Naam, adres, woonplaatsgegevens en andere contactgegevens.
• Emailadres, (mobiele) telefoonnummer.
• Geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
• Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
• Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die jezelf hebt gevolgd of gedaan, zoals VCA Basisveiligheid of VCA Vol.
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van geschiktheid, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften (Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Soms het BSN nummer/identiteitsbewijs (als we je niet te werk kunnen stellen, zullen deze na 4 weken vernietigd worden).
• Gegevens naar aanleiding van een test of assessment.

Flex-in geeft de persoonsgegevens door aan instanties aan wie zij op grond van de wet of de cao verplicht is deze door te geven. Je kunt hierbij denken aan UWV, Belastingdienst, Sociale Verzekeringsbank (SVB), het pensioenfonds en verzekeringsmaatschappijen (zoals HollandZorg) waar Flex-in ten behoeve van jou als werknemer verzekeringen heeft afgesloten. Tevens kan Flex-in jouw persoonsgegevens doorgeven aan leveranciers (bijvoorbeeld opleidingsinstanties), auditinstanties, andere overheidsinstellingen, bedrijven en/of personen die zij heeft ingeschakeld voor het uitvoeren van bepaalde taken (waaronder bewerkers, zoals bijvoorbeeld een arbodienst die namens Flex-in de ziektebegeleiding tijdens ziekte verricht.

Tevens kan zij jouw gegevens doorgeven aan instanties die ons helpen jouw identiteit vast te stellen. Daarnaast kan Flex-in de gegevens verstrekken aan derden indien zij daartoe op grond van de geldende wet- en/of regelgeving, een gerechtelijk bevel of een rechtelijk vonnis is gerechtigd of wordt verplicht, dan wel daartoe toestemming van jou voor heeft gekregen. Verder kan Flex-in jouw profiel of curriculum vitae, nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven, al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op onze website(s) en klantenportals plaatsen en/of openbaar maken, eventueel aangevuld met de testresultaten van door jou (online) uitgevoerde testen. Flex-in kan jouw persoonsgegevens ook doorgeven aan andere entiteiten van onze organisatie.

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Je sollicitatiegegevens (CV, werkervaring, opleiding, testresultaten e.d.) zijn beschikbaar tot maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij wij jou toestemming vragen de gegevens langer te mogen bewaren.
Indien je niet meer beschikbaar wilt zijn voor Flex-in, kun je een mail sturen naar admin@flex-in.nl. Je wordt niet meer benaderd door Flex-in. Alle gegevens zullen dan worden vernietigd.

Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot 2 jaar na einde dienstverband.

Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor Flex-in. Flex-in bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan, wettelijk verplicht is en/of noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Flex-in kiest binnen deze kaders altijd voor de kortste bewaartermijn.

Sollicitatiegegevens, screeningsinformatie, beoordelingsgegevens worden tot twee jaar na het eindigen de arbeidsovereenkomst bewaard.
Kopie identiteitsbewijs, tewerkstellingsvergunningen inclusief aanverwante documenten en loonheffingsverklaringen worden bewaard gedurende 5 jaar na het einde van het kalenderjaar van uitdiensttreding.
Re-integratiedossiers worden bewaard gedurende 2 jaar na het eindigen van de arbeidsovereenkomst. Indien er sprake is van eigenrisico-dragerschap voor de ZiekteWet (ZW) geldt een bewaartermijn van 5 jaar na laatste handeling aan het dossier. Indien sprake is van eigenrisico-dragerschap Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA) geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Pensioeninformatie worden gedurende 7 jaar na verlies van de actuele waarde bewaard.
Persoonsgegevens en documenten die fiscaal van belang zijn (zoals arbeidsovereenkomsten, opleidingsafspraken, loonadministratie/gegevens) worden bewaard gedurende 7 jaar na einde van het dienstverband.
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Flex-in heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

Je hebt altijd het recht ons te verzoeken inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Ook kun je om aanpassing of verwijdering van je persoonsgegevens uit het Flex-in systeem vragen of verzoeken het verwerken van jouw persoonsgegevens te beperken.

Daarnaast heb je het recht tegen de verwerking van je gegevens bezwaar te maken en heb je het recht om je gegevens te laten overdragen door Flex-in. Als je van deze rechten gebruik wenst te maken, kun je een mail sturen naar admin@flex-in.nl.

Het is dan wel van belang zoveel mogelijk te specificeren om welke persoonsgegevens het gaat. Wij streven ernaar om binnen 4 weken op je verzoek te reageren. Als wij niet aan het verzoek kunnen voldoen krijg je een bericht waarom wij hieraan niet kunnen voldoen. Ook kunnen wij je om nadere informatie vragen voordat wij definitief een beslissing nemen op het verzoek.

Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je van mening bent dat Flex-in niet goed met je gegevens omgaat of je de hiervoor genoemde rechten niet goed kunt uitoefenen, zie hiervoor de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hebt je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens door Flex-in, dan kun je contact opnemen met ons hoofdkantoor te Rijen.

Is er sprake van een (vermoeden van een) datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden via admin@flex-in.nl.

Flex-in kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar privacy statement. Het meest actuele privacy statement is te allen tijde in te zien op de website van Flex-in. Deze versie is opgesteld in december 2019.